Innsiktsmail










“Den er så svinnende kort den stund vi mennesker er sammen.” – Hans Børli
Når du dveler, tar du deg tid til å smake på øyeblikket, riktig nyte det, trekke det ut og gi det mer plass.
Opplevelsen av tid er subjektiv. Er det bare fem minutter til bussen går og du er sent ute, fyker fem minutter fryktelig fort. Hvis du derimot venter på bussen i regnværet, snegler tiden seg av gårde.
Hvor ofte har du vel ikke hørt folk si: «Jeg har ikke tid»? Tid er den eneste ressursen vi alle har fått like mye av, men noen synes å mestre tiden sin bedre enn andre. Hemmeligheten ligger i hvordan vi forholder oss til tiden vi har tilgjengelig. Bytter du ut «Jeg har ikke tid» med «Jeg tar meg ikke tid til dette», er forskjellen åpenbar. Det siste signaliserer et bevisst valg, en gjennomtenkt prioritering.
Legg inn tidslommer
For mange år siden bestemte jeg meg for at jeg ville minimere stress i hverdagen min. En av løsningene var å legge inn tidslommer i kalenderen og gi meg selv litt slakk før møter. Jeg planlegger alltid å være fem til 10 minutter for tidlig ute til et møte. Det gir meg rom til å «lande», trekke pusten og reflektere enda en gang over målet med møtet jeg er på vei til. Det er så mye behageligere enn å hele tiden halse etter klokken og prøve å presse mest mulig ut av dagen. I stedet for «Jeg skal bare …», leser jeg e-posten eller artikkelen når jeg har kommet frem. Opplevelsen blir helt annerledes, det blir mer ro, mindre mas og kav.
Et hav av tid
Har du tidligere vært tidsoptimist? Her er et tips: Vær bevisst på hvilke ord du bruker. Ordene skaper din virkelighet. Det er forskjell på å si «Jeg har dårlig tid, det er bare fem minutter til møtet starter» (hjertet banker fortere og du kjenner stresset komme krypende) og «Det er fem minutter til møtet starter, et hav av tid» (pusten blir roligere).
Starten på dette innlegget skrev jeg på en notatblokk på venteværelset til min kjære akupunktør Trude. Jeg var der 15 minutter før timen startet, et hav av tid …
Tenk over hvilke ord du bruker
Jeg liker å D V E L E. Dvele er et nydelig ord, «savour» på engelsk. Når du dveler, tar du deg tid til å smake på øyeblikket, riktig nyte det, trekke det ut og gi det mer plass. Da er det også lettere å praktisere takknemlighet, en vane som gjør oss godt helt ned på cellenivå. Observerer du blodceller i mikroskop, kan du tydelig se forskjell før og etter to minutter med takknemlighet – blodet flyter friere.
Meditasjon og yoga er to øvelser som også hjelper oss til å finne roen og dvele i øyeblikket, være her og nå, fryse tiden en smule og komme i kontakt med det som virkelig betyr noe for oss.
Jeg ønsker deg et riktig godt 2022 med mange gode dvele-opplevelser!
Catherine ;o)
Dårlige møter er vår tids forbannelse. Så å si alle jeg spør istemmer i at det er altfor mange møter og at en stor del av dem er unødvendige. De er fullstendig bortkastet tid!
Jeg leste nylig en artikkel i Harvard Business Review, «The Psychology Behind Meeting Overload», av Ashley Whillans, Dave Feldman og Damian Wisniewski. I artikkelen reiser de ulike interessante problemstillinger, og gir noen tips. Hva er det som gjør at vi avtaler og deltar på flere møter enn strengt tatt nødvendig? De fleste innrømmer at de er med på altfor mange møter, men få gjør noe med det.
I artikkelen refereres det til en undersøkelse som avslører at ledere opplever at 83 prosent av møtene i kalenderen er uproduktive. Møter er produktivitetsdreper nr. 1.
La oss se på hvilke underliggende psykologiske mekanismer som gjør at vi fortsetter å gjøre ting som vi vet ikke er nyttige.
1. FOMO – Fear Of Missing Out
Vi er redde for å gå glipp av noe, eller antar at vi blir sett ned på eller glemt hvis vi ikke svarer ja til alle invitasjoner. Det bygger på en falsk antagelse at du må være til stede for å være produktiv. Det å være til stede er ikke det samme som at du er engasjert eller effektiv.
Ofte viser du større engasjement ved å ikke være med i møter, men heller bruke tiden til å gjennomføre oppgaver og dermed demonstrere din verdi utenfor møterommet. Det er også lettere å takke nei til et møte hvis du vet at du bidrar i forkant eller tilbyr deg å følge opp i ettertid.
2. Ego-perspektiv
Det er når vi ser ting kun ut ifra vårt eget ståsted og våre egne behov. Det er hvis vi velger tidspunkt for møter og tidsfrister som kun passer oss, men som kanskje er skikkelig dårlige tidspunkter for resten av teamet.
Vurder om møtet er overflødig og om alternativ bruk av tiden til teamet vil gi større avkastning. Artikkelen viser til et firma som regnet ut at ett ukentlig mellomledermøte kostet dem 15 millioner dollar i året. Hvis vi oftere tenker over kostnaden ved å møtes, ville vi nok være mer restriktive og i større grad verne om vår tid.
3. Forpliktelsesmøter
Det er når lederen bruker møter for å få folk til å gjøre det de har lovet. En ekstern deadline som et møte med leder kan være effektivt som motivasjon, men å bruke tid på at alle skal rapportere er ofte unødvendig. Kanskje er det bare en person som ikke overholder tidsfristen, og da er det bedre å ta det direkte med vedkommende.
Belønn den atferden du vil se mer av. Et anbefalt tiltak er at møter kanselleres dersom deadline er møtt. Kanselleringen blir da en belønning for at vi har nådd målet. Lederen kan sende en takkemail og gjøre et poeng av at vi alle har spart en time!
4. Haste-effekten
Når vi er stresset kan det å fullføre tilsynelatende presserende (men faktisk uviktige) oppgaver gi en viss tilfredsstillelse. Det å avtale og delta på møter kan bidra til at vi opplever å være produktive. Derfor verger vi oss for å avslå, særlig hvis det er faste møter.
Løsningen er færre, og kortene møter. Gjør det til en vane å utfordre om det virkelig er nødvendig å ha møte neste gang, eller om vi skal droppe det og spare verdifull tid.
5. Hukommelsessvikt
Altfor ofte ender vi opp med å snakke om de samme tingene om og om igjen, bare fordi ingen husker hva som ble diskutert sist.
Gjør alltid en oppsummering på slutten av møtet og skriv et kort referat. Det er nyttig også for dem som ikke var med på møtet.
6. Kollektiv handlingslammelse
Selv om vi alle opplever det samme (bortkastet møte), antar vi ofte at vi er den eneste som har det sånn. Derfor fortsetter vi i samme tralten, uten å ta tak i det.
Del dine frustrasjoner og tilbakemeldinger åpent slik at dere i fellesskap kan identifisere og luke bort uproduktive møter.
Psykologiske fallgruver er ofte ubevisste og universelle. En større forståelse for hvorfor vi reagerer som vi gjør kan bidra til å frigjøre tid i kalenderen, skape bedre møtekultur og smartere arbeidsprosesser. Ta tak i det nå, se gjennom kalenderen og vurder om det er noen møter du kan droppe.
Her er link til den opprinnelige artikkelen.
Lykke til med å ta tiden din tilbake!
Catherine ;o)
Foto: gstockstudio. Artikkel publisert på tilt.work
Sitatet til den franske forfatteren Voltaire «Hemmeligheten ved å kjede folk, er å fortelle alt» var sant på 1700-tallet, og det er enda mer relevant i dag. Vi har hørt det før: «Less is more», men hvor ofte tar vi det innover oss, og former våre budskap deretter? Det handler om kunsten å velge bort: Noe må gå på offerbålet, for at det som står igjen skal være tydelig.

Vi vil så gjerne fortelle alt, og da drukner hovedbudskapet! Metaforen forfatteren Andy Bounds bruker er: ”Business people say too much irrelevant stuff. It’s like filling a bucket with jelly, and flinging it at the other person, hoping some of it will stick.” Slutt å kaste gelé!
Daglig blir vi bombardert med en mengde irrelevant informasjon, det er for mye støy. Hvor mange av oss har ikke opplevd å bli utsatt for dårlige presentasjoner eller foredrag hvor vi etter få sekunder forstår at vi nok en gang vil komme til å kjede oss til døde?
En firmapresentasjon starter gjerne med: «Vi er representert i 20 land, og har 1000 ansatte, bla bla bla …». Gjesp, hvem bryr seg? Det eneste kunden er opptatt av er «What’s in it for me?», på hvilken måte kan dere hjelpe meg? Hva sitter jeg igjen med etter at du har gjort jobben? Hva vil jeg få, helt konkret, ut av å inngå en avtale med ditt firma? Hva er verdien for meg? Kutt ut «corporate crap» og kom frem til poenget raskt, før du mister folks oppmerksomhet.
Jeg siterer Hans Geelmuyden: Det er lett å snakke, men vanskelig å få sagt noe. Ja, vi var mer ordknappe før i tiden. Fader vår og De ti bud består av få ord (hhv. 67 og 75 ord). Den amerikanske uavhengighetserklæringen består av kun 300 ord. Her veiet man tydeligvis sine ord på gullvekt. Dette er tekster som har betydd mye for mange mennesker i mange år, men hva med et EU-direktiv om karamellimport? 24.911 ord!
Her er noen tips som kan hjelpe deg til å spisse budskapet ditt:
Når du skal kommunisere – det være seg skriftlig eller muntlig – tenk igjennom og skriv ned:
1. Målet ditt: Hva ønsker jeg å oppnå med dette møtet, denne mailen eller dette foredraget – helt konkret?
2. Hovedbudskapet: Essensen i det jeg vil formidle, destillert ned til én setning. Tenk på en saus, den blir langt bedre når den blir redusert.
3. Ønsket etterlatt inntrykk: Hva vil jeg at folk skal tenke, føle og kanskje til og med gjøre når jeg har formidlet budskapet mitt?
Har du disse tingene klart for deg, og du har skrevet dem ned, er sjansene mye større for at du når igjennom med ditt budskap.
Tenk på gelé-effekten neste gang du tar ordet, og sørg for å være kort, konsis og verd å lytte til.